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纸质文件管理解决方案

 随着企业多年的业务拓展,内部逐渐积累了海量的纸质文件,纸质文件在各个部门之间流转并共享时,如果不妥善分类和管理,会造成文档流转效率低下、查找困难、版本混乱;且许多优质的资料因为难以分享则无法发挥其借鉴效用;同时,对于机密性较高的文件,安全性及待改善。



一、纸质文件管理的问题:


    • 低效的协同共享机制
      纸质文件在企业各个部门流转时,需要企业员工亲自到不同级别管理者处,逐级审批,很不方便。
      海量的文档分散在各个部门,类型、格式、用途不同、管理机制也不一致,因此文件流转时常常效率低下。
    • 文件版本管理混乱
      由于纸质文档分散在不同部门、不同员工手中,文件的版本繁多混乱;
      版本升级后,新旧版本同时存在也会导致混乱;
      版本遗失,造成知识流失;
      使用错误版本,导致质量事故;
      人工查找缓慢,效率低下。
    • 文件安全隐患大
      文档分散保存,隐患巨大;
      文档调阅权限无法有效控制,容易导致信息泄露


二、纸质文件管理解决方案:


       力新国际推出的纸质文件管理解决方案,可以解决以下问题:


1.   将企业内部纸质文件快速识别为电子档,并转存为可搜索的PDF格式;

2.   设置文件调阅权限,加密处理后上传至企业云端;

3.   在企业内部快速流转、批签、知识分享;

4.   除了纸质文件管理外,还可以根据公司需要,添加电子流程、项目管理、日程管理、工作日志、考勤系统、电子邮箱、公告栏、网络硬盘等近20个模块,每个模块都经过五年以上的客户实践应用,配合各产业生态的实际需求而调整,并非一般市面上只提供华而不实且易用性低的模块。




     如您有管理纸质文件的需求,本公司可依据具体需要,提供量身定做的自定义开发

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